Office Manager dans un Coworking : une fonction primordiale

L’Office Manager est la clé de voute du bon fonctionnement d’un coworking : il est le trait d’union entre les utilisateurs et tous les partenaires et prestataires de services qui interviennent dans les missions quotidiennes du coworking. L’Office Manager est donc la personne qui veille à ce que tous les occupants et salariés qui travaillent dans un espace de bureaux partagés se sentent le mieux possible et aient toutes les facilités pour effectuer leurs missions professionnelles.

Quel est le rôle d’un Office Manager chez Imagin-Office ?

L’Office Manager a comme première mission de veiller au bon fonctionnement de l’ensemble du bâtiment. Il contrôle donc chaque jour tous les « organes » essentiels comme la fourniture de l’électricité, le wifi haut débit, la climatisation, le système d’accès, l’absence de fuite d’eau, la qualité du ménage, …etc. Il s'assure par ailleurs de la mise à disposition des membres du café, de l’eau fraîche et pétillante, du thé et que la cuisine soit bien rangée et prête à accueillir les résidents tout au long de la journée.

L'office manager est souvent la première personne à accueillir les visiteurs. Il s'assure que les visiteurs se sentent les bienvenus et il fournit les informations nécessaires sur les installations et les services disponibles. Il prépare les salles de réunion qui ont été réservées ainsi que tout l’équipement de base ou spécifiquement demandé soit en place. Il est bien sûr le point de contact principal pour les membres du coworking. Il communique régulièrement avec les membres pour répondre à leurs questions, résoudre les problèmes et recueillir les commentaires. Chez Imagin’Office l’Office Manager organise des événements et des activités comme des petits déjeuner, des afterworks, des cours de Yoga ou des concours de pronostics pour les grands évènements sportifs comme Roland Garros pour favoriser les interactions et la collaboration entre les membres.

Enfin, il peut organiser des séminaires pour les sociétés membres ou extérieures avec l’assistance de toutes les équipes supports d’Imagin’Office.

Quelles sont les qualités nécessaires les plus importantes pour un Office Manager ?

L’envie de faire plaisir est clé, l’empathie est une des qualités essentielles pour faire et aimer ce métier. Il faut ensuite apprécier d’avoir des journées très variées, car la vie d’un Office manager est toujours pleine d’action et nécessite de s’adapter aux circonstances parfois complexes. Les Offices Manager d’Imagin’Office ont tous eu une « autre vie » dans d’autres métiers, ils viennent avec leurs expériences toujours très diverses d’autres secteurs, d’autres fonctions, d’entrepreneurs parfois, qui leur permettent d’être vraiment un interlocuteur de très bon niveau pour les Membres et sur qui l’on peut compter.

En résumé un Office Manager ?

C’est un métier extrêmement varié et opérationnel dans ses missions avec d’importantes responsabilités. Et comme dit Quan* « On ne s’ennuie jamais et ça c’est top ».

*Quan, Area Manager chez Imagin'Office