Dans les coulisses d'Imagin'Office avec Olivier, manager de transition

Olivier a rejoint Imagin’Office, il y a 5 mois avec une double mission d’une durée de 6 mois. D’une part pour auditer toutes les activités évènementielles d’Imagin’Office au regard de son expérience dans l’hôtellerie d’affaires en France et à l’international et d’autre part pour assurer l’intérim de la fonction de Responsable des opérations et accompagner le recrutement du nouveau Responsable.  

Bonjour Olivier, parles-nous de ton parcours et de ta mission chez Imagin'Office... 

Après un Master en Management Hôtelier International, j’ai intégré le Groupe Hyatt et travaillé dans des structures de 90 à 1000 chambres en restauration ou en événementiel en France ou à l’international. 

Ma mission était de faire la passation avec le futur Manager des Opérations et parallèlement d’auditer toute la partie événementielle d’ Imagin’Office, de mettre en place les meilleures pratiques issues de mes 10 ans d’expérience dans l’organisation de banquets et séminaires de tous types dans l’hôtellerie. 

Quel est ton ressenti maintenant que tu arrives à la fin de ta mission ? 

Il y a des activités qui sont assez similaires avec ce que je faisais avant au niveau de l’événementiel, c’est un métier de services et de relation client. Mais il y a aussi beaucoup de choses différentes comme la gestion multisites ou la relation client. 

Dans un coworking Imagin’Office la relation avec les clients est beaucoup plus longue par rapport à l’hôtellerie ou la relation se construit sur des moments plus courts. Là, les Offices Manager créent une relation de confiance dans la durée. 

D’un côté, je pouvais apporter toute mon expertise de l’hôtellerie mais d’un autre côté il y avait beaucoup de choses nouvelles à découvrir et de challenges à relever pour moi. 

Concrètement qu’as-tu fait ? 

J’ai fait un audit de la gestion des opérations (séminaires, catering, planning, etc) : comment les développer et les améliorer, donc comment améliorer au quotidien les compétences des Offices Manager, que cela relève de la gestion de l’événementiel, des espaces communs  ou encore de la relation client. 

Dans ce cadre, j’ai uniformisé toutes les fournitures des cuisines (verres, tasses, assiettes ...) en référençant des fournisseurs en lien avec les valeurs portées par Imagin’Office. J’ai aussi apporté mon savoir-faire dans l’événementiel avec l’aide de Valérie, en charge du site d’Orly Rungis, qui a une grande expérience dans l’organisation de séminaires et qui a ainsi pu former tous les Offices Manager aux bonnes pratiques de l’organisation d'événements professionnels, du team building à la soirée d'entreprise.

Par ailleurs avec les équipes nous avons sélectionné et référencé des traiteurs qui soient en conformité avec nos attentes RSE, notamment en impact carbone : moins de produits jetables, sourcing de produits locaux, pas d’huile de palme et ayant aussi des engagements sociétaux comme par exemple le fait notre partenaire Café Joyeux sur l’insertion de personnes en situation de handicap. 

A terme l’objectif est d’offrir chez Imagin’Office un « Package RSE » aux PME & StartUp clientes qui ne peuvent pas forcément s'en charger en interne. En résumé : « Viens, chez Imagin’Office, une partie de tes objectifs RSE liés à ton environnement de travail sera prise en charge ».

Ensuite j’ai mis en place des process et des outils pour faciliter les opérations dans un groupe en pleine croissance qui est passé en deux ans d’un espace à Paris à neuf coworkings en France. Cela s’est traduit, par exemple par la facilitation de la remontée des informations du terrain vers le Management afin d’être au plus proche des besoins des Offices Manager et donc des clients. 

Quelle est pour toi la spécificité de la fonction de Responsable des Opérations chez Imagin’Office ? 

C’est un poste stratégique.  Les Offices Manager sont dans l’action, le service et la satisfaction clients. Ils créent des relations très fortes avec eux, c’est une spécificité et une force chez Imagin’Office. Cependant, il faut faire correspondre cet aspect très opérationnel de la fonction avec des nécessités d’organisation fonctionnelle et d’uniformisation des prestations avec une approche plus analytique des besoins. Il faut en conséquence apporter de la fluidité entre ses deux attentes et en faire une force constructive et un avantage concurrentiel. 

D’une façon plus personnelle, comment perçois-tu les différences entre un hôtel et un espace Imagin’Office ? 

Il y a beaucoup de similitudes dans la mesure où tu gères des relations humaines, mais ce qui m’a surpris et que j’ai trouvé très intéressant, c’est la durée. Dans la restauration on essaie de trouver comment en une heure on peut créer une vraie relation avec le client et lui faire passer un bon moment avec les avantages et les défauts que cela peut avoir. Chez Imagin’Office, la relation avec les clients se crée en un mois, six mois, deux ans ! C’est beaucoup plus exigeant tout en sachant qu’il faut garder les limites nécessaires et le recul pour rester dans son rôle. 

Ensuite ; les profils recrutés sont très différents. Dans la restauration les profils sont très juniors et chez Imagin’Office les profils sont beaucoup plus seniors avec une expérience professionnelle passée beaucoup plus importante et issus de secteurs divers et variés. C’est une très grosse force d’Imagin’Office, car ce qui les unit  c'est animer des lieux de vie et de travail où on a envie de passer sa journée. 

En conclusion, ton sentiment ? 

Ça a été une mission hyper enrichissante pour moi, j’ai finalement beaucoup appris, peut-être plus que ce que j’ai pu apporter aux autres. 

J’ai eu énormément de chance, j’ai été super bien accueilli sachant que je n’étais là que pour quelques mois et tout le monde a facilité ma mission. 

J’ai été accueilli comme un prince !

Merci Olivier !