Bureau et télétravail, le mariage gagnant ?

Ces derniers mois, le télétravail est devenu une obligation dans de nombreuses entreprises : crise sanitaire oblige. Les entreprises se sont donc organisées pour mettre en place les outils de collaboration : cloud (Google ou autre), dossiers partagés, espaces de travail virtuels (Slack), gestion de projets (Monday) ou réunion d’équipe avec l’incontournable Zoom.

Cependant, ce phénomène qui était une aspiration pour certains a montré ses limites. En effet, la mise en œuvre de certaines tâches dans les entreprises s’est avérée difficile voire impossible. Des collaborateurs ont rencontré des difficultés à gérer leur temps et leur espace de bureau à domicile pour travailler en « remote » sereinement. Enfin, on a pu constater que l’absence des relations humaines et l’arrêt des échanges informels ont compliqué le fonctionnement de très nombreuses sociétés.

En résumé l’absence d’émulation collective et du plaisir d’être ensemble font cruellement défaut.

L’être humain a besoin de rapports sociaux, nous avons la nécessité d’échanger, de se voir et pas seulement de manière virtuelle. Il est donc certain que les organisations et les comportements de chacun au sein de l’entreprise vont devoir évoluer pour marier harmonieusement le travail au bureau « en présentiel » ainsi que les journées de télétravail « à la maison » et ce sur deux grands thèmes : l’organisation individuelle et les méthodes de collaboration ainsi que la configuration des immeubles de bureaux qui vont fortement évoluer dans les années à venir.

Organisation individuelle et méthodes de travail

Bien sûr, il faut organiser son espace de travail à domicile : table assez vaste, si possible relativement isolée, une chaise ou un fauteuil confortable, éclairage et lumière naturelle. Il faut également disposer des outils nécessaires : ordinateur portable avec un écran supplémentaire pour plus de confort, les outils digitaux collaboratifs mais aussi casque audio de type « téléacteur ». Ce type d’écouteur vous évite d’hurler, car vous vous entendez (une seule oreille couverte) et la présence du micro permet d’améliorer la qualité du son, supprimant l’écho et minimisant les bruits de fond. Ce dispositif vous évitera beaucoup de fatigue en fin de journée.

Autre point pratique : il est utile d’avoir un sac ou un back pack où ranger vos outils indispensables (clé usb, souris sans fil, votre stylo préféré, votre carnet de note, lunettes ou autre) que vous soyez chez vous ou au bureau. Enfin Il y a les connectiques à avoir en double pour les laisser sur vos deux lieux de travail et éviter de les balader en permanence, typiquement les chargeurs d’ordinateurs ou de téléphones portables ou encore les adaptateurs : USB, USB C, lecteur de carte SD, etc…

La gestion des tâches constitue un autre point clé : bien choisir ce que l’on fait au bureau et ce que l’on fait chez soi. Il faut privilégier pour le Home Office le travail de réflexion ou qui vous demande beaucoup de concentration. L’avantage évident est de ne pas être dérangé continuellement par quelqu’un de votre équipe qui entre dans votre bureau ou qui vous appelle pour un oui ou pour un non. Le Home Office est aussi un lieu propice pour faire « mâturer » vos idées, les mettre en forme. Mais c’est aussi le lieu des réunions virtuelles avec les équipes qui sont loin, dans d’autres régions voire continents avec plus de facilité. En effet, vous pouvez être à pied d’œuvre sans trop de difficulté à 8h30 le matin pour une réunion avec vos correspondants au Japon qui seront eux en milieu d’après-midi.

L’usage des espaces de bureaux

De plus en plus, les bureaux s’approchent du Flex Office et de lieux collectifs de partage et ce pour deux raisons principales : la première est l’optimisation du budget immobilier des entreprises avec des surfaces plus petites, donc moins chères, la seconde est la nécessité d’être beaucoup plus tourné vers les échanges sociaux et le travail en équipe quand nous sommes au bureau.

Les postes de travail  attribués sont troqués contre des postes nomades autour d’une équipe ou d’un projet. Des applications permettent de gérer des réservations par jour et par équipe. Ces systèmes permettent des gains significatifs d’espace tout en améliorant les conditions de travail collectives.

L’architecture des lieux et le design sont clés dans le succès de ces lieux. Des espaces communs qualitatifs et bien pensés permettent de promouvoir les échanges sociaux au sein de ses bureaux, répondant aux différents besoins. On peut imaginer des zones mixant par exemple des postes sur chaises hautes et des coins « salle de réunion » debout ou chacun peut évoluer rapidement pour échanger avec fluidité. La machine à café est remplacée par de vraies cuisines ou des espaces bar, comme dans un café. Enfin des zones de détentes zen ou actives sont disponibles.

Un autre point crucial est la géolocalisation de ces bureaux nouvelle génération. Lieu d’échange par excellence ils doivent être situés en fonction de la typologie des occupants dans des zones parfaitement desservies par les transports de proximité et de longue distance, les collaborateurs pouvant choisir dorénavant d’habiter plus loin des grandes métropoles. Les transports individuels doux comme le vélo peuvent aussi être privilégiés par certains.

L’identification et la réalisation de ces nouveaux lieux de travail plus collaboratifs et moins quotidiens demandent donc un haut niveau d’expertise et de savoir-faire pour les mettre en œuvre.

Dans ce contexte, des opérateurs comme Imagin’Office apportent des solutions clé en main à des sociétés souhaitant prendre de l’avance dans la réalisation de bureaux innovants et surtout adaptés aux nouveaux enjeux professionnels et modes de collaboration mixant harmonieusement télétravail et présentiel.